مدلهای عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

Womans eye with futuristic digital data concept for technology, virtual reality headset, biometric retina scan, surveillance or computer hacker security

۲-۱۲-۱ مدل   Nah, Lou, Kuang

محققان فوق علاوه بر شناسایی عوامل کلیدی موفقیت، آنها را در مدل سیکل عمر ERP که توسط
مارکوس و تانیس[۱] (۲۰۰۰) مشخص گردیده، طبقه بندی کرده اند (ناه و همکارانش[۲]، ۲۰۰۱). شکل )۱-۲( نمایانگر عوامل کلیدی موفقیت شناسایی شده توسط محققان فوق می باشد.

عوامل بحرانی موفقیت در پیاده سازی

پروژه های ERP

ERP     با حداقل سفارشی سازی

ارتباطات

ترکیب تیم پروژه

فایل متن کامل این پایان نامه در سایت abisho.ir موجود است.

قهرمان پروژه

برنامه و فرهنگ مدیریت تغییر

نظارت و ارزیابی عملکرد

آرمان و طرح کسب و کار

توسعه،تست،اشکال زدایی نرم افزار

سیستم های مناسب کسب و کاری و تکنولوژی

حمایت مدیریت عالی

 

مدیریت پروژه

شکل ۲-۴  :طبقه بندی عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی موفق پروژه های ERP

۲-۱۲-۱-۱ سیستم های کسب وکار وتکنولوژی اطلاعات مناسب موجود در سازمان[۳]

سیستم های کسب وکار و تکنولوژی اطلاعاتی موجود در سازمان بیانگر درجه تغییر سازمان از لحاظ فرآیندهای کسب وکاری و اطلاعاتی در مسیر پیاده سازی سیستم ERP می باشند. بهره مند نبودن سازمان از سیستم های مدرن کسب وکاری، مدیریتی، قدیمی بودن آنها، همچنین وجود تکنولوژی قدیمی و از رده خارج، نیاز به تغییر را در بافت های مختلف سازمان تشدید می نماید. بنابراین تلاشها برای پیاده سازی سیستم ERP در جهت فائق آمدن بر این فاصله ها می باشد که در اینجا با کلمه پیچیدگی مترادف می نماییم.

۲-۱۲-۱-۲  ارتباطات

انتظارات و اهداف در هر سطحی باید به اطلاع افراد مشارکت کننده در پروژه رسانده شود. این انتظارات واهداف به سازمان درجهت شناسایی خروجی ها در مقاطع زمانی مشخص[۵] کمک می نماید. کاربران باید مطمئن باشند که بازخوردهای آنها در مورد فرآیندها ومسائل  ERPبه وسیله مسئولان دریافت واقدام می گردد. همچنین ارتباطات موفق و باز، منجر به یادگیری در کل سازمان شده و افراد مشارکت کننده در پروژه و کارمندان سازمان را از برنامه پروژه، حوزه آن، اهداف و فعالیتهای آن و پیشرفت پروژه مطلع می سازد. سایر افراد ذینفع در پروژه از طریق بولتن های ماهیانه، روزنامه ها، ملاقاتهای هفتگی و یا سایر ابزارهای ارتباطی از وضعیت پروژه مطلع می­گردند.

۲-۱۲-۱-۳  ترکیب سیستم کاری پروژهERP [6]

پروژه ERPتمامی واحدهای سازمانی را درگیر ساخته و مستلزم تلاش و هماهنگی از سوی افراد فنی و کسب و کاری سازمان می باشد. بهترین افراد در سازمان به پروژه ERP تخصیص داده می شوند. سیستم از لحاظ فنی، اداری و مدیریتی متعادل در نظر گرفته شده و متشکل از مشاوران خارجی وافراد داخلی سازمان می باشد. در ضمن این افراد باید دارای اختیار جهت تصمیم گیریهای سریع باشند.

۲-۱۲-۱-۴  قهرمان پروژه

قهرمان پروژه یک مدیر (حامی) اجرائی سطح بالا می باشد که دارای قدرت هدف گذاری و قانونی کردن تغییرات در سازمان می باشد. او در نقش قهرمان پروژه، همواره به دنبال حل تعارضها و مدیریت مقاومت واداره تغییرات است. با گذشت زمان طولانی پروژه هایERP  ممکن است افراد دچار ضعف روحیه و متحمل فشار شوند، وظیفه قهرمان پروژه تقویت روحیه افراد و اطمینان از تعهد همه آنها است.

۲-۱۲-۱-۵  مدیریت پروژه

وجود مدیریت پروژه در پیاده سازیERP  همانند اکثر پروژه های IS ضروری می باشد. زیرا موفقیت پروژه بر اساس برآورده شدن الزامات و زمان مشخص شده و با بودجه تعریف شده ارزیابی می گردد. پروژه به صورت رسمی و بر اساس خروجی ها در مقطع زمانی مشخص، اهداف وحوزه پروژه مشخص می گردد. در طول پروژه همواره ابزارهای کنترل پروژه مورد بهره برداری قرار می گیرند.

۲-۱۲-۱-۶  حمایت وپشتیبانی مدیریت عالی سازمان [۹]

پروژه باید به تصویب مدیریت عالی سازمان رسیده و مورد حمایت قرار گیرد. مدیریت عالی باید به صورت تلویحی و آشکار از پروژه به عنوان اولویت بالا (مهم و تاثیرگذار بر سازمان) یاد کند. مدیریت عالی تعهد خود را به وسیله مشارکت در پروژه و تخصیص منابع ارزشمند به آن اعلام می کند. تعهد مدیریت عالی نسبت به پروژه منجر به تعهد سازمانی می گردد که یکی از عوامل کلیدی تاثیرگذار در موفقیت پیاده سازیERP  می باشد. مدیریت عالی در همه مراحل پروژه و تا پایان آن حمایت خود را به صورت علمی ابراز می نماید.

۲-۱۲-۱-۷  توسعه،تست ومشکل زدایی نرم افراز [۱۰]

سازمان در جهت بهره مندی از تمامی قابلیتهای نرم افراز ERP، همواره ابعاد مختلف آن را توسعه وگسترش می­دهد. سازمانهای پیاده کنندهERP ، در ارتباط کامل با فروشندگان و مشاوران در جهت حل مسائل و مشکلات نرم افزار، تست حرفه ای و دقیق نرم افزار و یکپارچه سازی سیستم­ها می باشند.

 

۲-۱۲-۱-۸  برنامه و فرهنگ مدیریت تغییر [۱۱]

تعهد سازمانها به تغییر، از طریق پافشاری و اداره محکم سازمان در مواجه با مسائل درگیر در پیاده سازی، منعکس می گردد. تغییر ساختار و فرهنگ سازمانی در افراد، آداب و سنن در سازمان جلوه گر می شود. اثرات تغییر و واکنش های معمولی که در اثر تغییر پدید می آید، توسط مدیریت تغییر اداره می گردد. مشارکت کاربران در طراحی و پیاده سازی فرآیندهای جدید کسب وکار، سیستم  ERP، آموزش و تعلیم آنها در مورد نحوه کار این سیستم ها و چگونگی تاثیر بر شغل شان مهم و ضروری می باشد.

۲-۱۲-۱-۹  طراح کسب وکار و آرمان [۱۲]

نظر به اینکه پیاده سازیهای ERP از چهارچوب زمانی یک پروژه معمولی کسب و کاری فراتر می روند، بنابراین اهداف روشن، طرح کسب وکاری و آرمان برای جهت دهی تلاشها ی مستمر سازمانی لازم می باشند. برنامه کسب و کاری باید دارای منافع استراتژیک و مشهود در سازمان بوده و منابع، هزینه ها، ریسکها و خطوط زمانی را در نظر داشته باشد.

۲-۱۲-۱-۱۰  نظارت و ارزیابی عملکرد[۱۳]

اهداف و خروجی های مورد انتظار در مقاطع زمانی مشخص به طور مستمر و با پیگیری مدیریت پروژه از پیشرفت پروژهERP ، نظارت می شود. مدیریت (مدیریت پروژه و مدیریت عالی سازمان) از عملکرد و تأثیر مستقیمERP  برکسب کار، بوسیله گزارشها مطلع  می گردند.

 

 

۲-۱۲-۲  مدل Majed AL-mashari ,Abdullah AL-mudimigh ,Mohammad Zairi

در سال ۲۰۰۳ در مقاله خود تحت عنوان طبقه بندی از فاکتورهای بحرانی در برنامه ریزی منابع سازمان نشان دادند که فاکتورها در سه مرحله یعنی قبل از پیاده سازی، حین پیاده سازی و بعد از پیاده سازی قابل طبقه بندی­اند (المشاری و همکاران[۱۴]، ۲۰۰۳).

بعد از پیاده سازیحین پیاده سازیقبل از پیاده سازی
ارزیابیپیاده سازیآماده سازی

مدیریت و ارزیابی عملکرد
مدیریت فرآیندارتباطاتانتخاب بسته ERP

مدیریت و رهبری
مدیریت سیستم های موجودمدیریت پروژه

برنامه ریزی و آینده نگری

آموزش و تعلیم

تغییرات ساختاری و فرهنگیتست سیستم هایکپارچه سازی سیستم ها

شکل ۲- ۵ : طبقه بندی عوامل بحرانی ERP

[۱] – Markus and Tanis

[۲] – Nah et al

[۳]- Appropriate Business and IT Legend System

[۴] -Communication

[۵] – Milestones

[۶]  -ERP Teamwork and Composition

[۷]-  Project Champion

[۸] – Project Management

[۹]- Top Management Support

[۱۰]-  Software Development ,Testing and Troubleshooting

[۱۱]- Change Management Culture and Program

[۱۲]-  Business Plan and Vision

[۱۳]-  Monitoring and Evalution of  Performance

[۱۴] -AL-mashari et al